Cliente, expediente y documento: tres niveles distintos
El cliente es la persona o empresa. El expediente es el trabajo concreto: una declaración, una constitución, un arrendamiento, una reclamación. El documento es el archivo que respalda un requisito de ese expediente.
Mezclar los tres niveles es lo que produce carpetas como «Clientes 2026 / Varios / Documentos buenos». Si el sistema permite buscar por cliente y por expediente, no hace falta duplicar la estructura en el nombre de la carpeta.
- Un cliente puede tener muchos expedientes.
- Un expediente puede tener documentos de varios tipos.
- Un documento puede estar vinculado a más de un expediente sin duplicar el archivo.
Usa estados que signifiquen algo
«Pendiente» no dice si falta el cliente o si falta revisar. Define estados distintos: pendiente de documentación, enviado, en revisión, requiere corrección, completado. Cada estado debe tener un responsable y una acción siguiente.
- Pendiente: aún no ha llegado lo necesario.
- En revisión: el equipo tiene que aceptar o rechazar.
- Requiere corrección: el cliente debe volver a enviar algo.
- Completado: el expediente está listo para el siguiente paso.
Separa el periodo del tipo documental
Un mismo cliente puede tener la nómina de enero y la de febrero. Si el periodo solo vive en el nombre del archivo, buscar «nómina enero» depende de que alguien lo haya escrito bien. Mejor guardar el periodo como metadato y usar el tipo documental para clasificar.
Define una convención mínima
No hace falta un manual de veinte páginas. Con cinco reglas claras el equipo trabaja igual: dónde se crea el expediente, quién es el responsable, qué estados se usan, cómo se nombra un documento y cuándo se cierra.
- Un expediente por trabajo, no por carpeta física.
- Un responsable visible por expediente.
- Una fecha límite realista, no una fecha de relleno.
- Un criterio para cerrar y archivar.