Cómo solicitar documentación a un cliente
Crea una solicitud, define los documentos necesarios y comparte el enlace con tu cliente.
Una solicitud convierte una lista de documentos en un proceso con estado: qué falta, qué se ha recibido y qué necesita una corrección.
Antes de empezar
Necesitas un cliente y, si vas a vincular la documentación a un trabajo concreto, un expediente. Si todavía no los tienes creados, empieza por la guía de expedientes.
Paso 1. Abre el cliente o el expediente
Trabaja desde el contexto correcto para que la documentación quede asociada a la persona y al trámite adecuados.
Paso 2. Crea la solicitud
Crea una nueva solicitud de documentación. La solicitud reúne los requisitos, el estado y la información de seguimiento.
Paso 3. Indica los documentos necesarios
Añade los documentos que necesita el expediente. Cuando el flujo lo permite, puedes distinguir entre requisitos obligatorios y opcionales y añadir una descripción para que el cliente entienda qué se le pide.
Sé concreto con cada requisito
«Certificado de titularidad bancaria del último trimestre» funciona mejor que «documento del banco». Cuanto más clara es la petición, menos correcciones recibes.
Paso 4. Define los detalles
Revisa la fecha límite y el resto de detalles de la solicitud antes de compartirla. Así el cliente sabe cuándo se espera la documentación.
Paso 5. Comparte el enlace
Comparte el enlace de la solicitud con tu cliente. El cliente accede desde el navegador, sin instalar la aplicación y sin crear una cuenta para este flujo.
El enlace es personal
Compártelo solo con la persona destinataria. Es una credencial temporal, no una carpeta pública.
Paso 6. Comprueba el estado
Consulta qué documentos se han recibido y cuáles siguen pendientes. Cuando el cliente envía un archivo, puedes aprobarlo o pedir una corrección indicando qué debe cambiar.
Qué ve el cliente
El cliente abre un enlace, consulta la lista de documentos y sube los archivos desde el móvil o el ordenador. Puede ver el progreso y sabe qué le falta. Si un archivo no es correcto, recibe el motivo y puede sustituirlo sin repetir el resto.
Problemas habituales
El cliente no puede abrir el enlace
Comprueba que el enlace está completo y que no ha caducado. Si es necesario, vuelve a compartir un enlace válido.
El cliente subió un archivo equivocado
Pide una corrección indicando qué documento debe cambiar. La versión anterior se conserva para que puedas explicar qué se recibió.
Falta un documento
Revisa la lista de requisitos: puede ser opcional o puede que el cliente no lo tenga. Si es imprescindible, indícaselo con un motivo claro.